Yang Harus Dipersiapkan Perusahaan dan Instansi di Era New Normal

Kembali kita akan memulai segala aktifitas kita, setelah hampir dua bulan kita menunda semuanya karena pandemi Covid-19 yang melanda Indonesia. Khususnya kita yang ada di Jakarta, saat ini kita memasuki masa transisi dari PSBB.

Pemerintah telah menetapkan Indonesia memasuki era Normal Baru (New Normal), dan semua telah mempersiapkan diri. Perkantoran diminta mempersiapkan segala sesuatu terkait protokol kesehatan (Apa Saja Protokol Kesehatan di Kantor? )

Minggu lalu kami telah membahas Indonesia New Normal untuk segmen industri UKM dan Retailer, banyak hal yang bisa didapat dari kegiatan Virtual Event itu. Dan semoga semakin banyak orang mengerti konsep dan teknologi yang bisa digunakan untuk membantu selama masa New Normal ini. Tulisan Begini Skema New Normal di Sektor Perdagangan membantu kita memahami terkait sektor perdagangan.

Instansi pemerintah, khususnya BUMN telah bersiap diri dan merumuskan banyak hal terkait dengan New Normal BUMN dapat dilihat di 94% BUMN Sudah Siapkan Protokol Kesehatan Hadapi New Normal.

GARTNER secara khusus memberikan beberapa rekomendasi untuk banyak perusahaan dan instansi di era New Normal ini.

Pertama, terkait dengan kebijakan 50% tim yang bekerja, atau split team yang harus diterapkan banyak perusahaan. Belum lagi menurunnya permintaan dari konsumen, meskipun memang di beberapa perusahaan dan instansi malah terjadi sebaliknya. Demikian juga dengan banyaknya data dan informasi yang harus diolah tapi belum terverifikasi, sehingga rumitnya pengambilan keputusan dalam masa pandemi.

Maka perusahaan dan instansi harus mempersiapkan cara, mekanisme dan teknologi untuk memungkinkan sebagian karyawan bekerja secara remote, dengan tetap memperhatikan faktor keamanan dan jaringan yang digunakan.  Tentu harus dilakukan analisa atas kondisi karyawan saat ini, apakah ada kendala terkait cara, mekanisme dan teknologi yang harus mereka gunakan.

Perusahaan dan instansi juga harus memaksimalkan potensi kanal digital dan relasi secara digital, serta membuat penawaran produk dan jasa dengan menggunakan kanal digital yang ada. Selain itu, karyawan juga harus mendapatkan sumber informasi dan data yang jelas dari manajemen, sehingga tidak ada kesimpangsiuran informasi.

Perusahaan dan instansi dalam jangka panjang harus mempertimbangkan memperkuat aplikasi kolaborasi, kontrol keamanan, kemudahan BYOD (Bring Your Own Device) dan jaringan Internet yang bisa mereka gunakan. Untuk tugas yang dapat diotomatisasi harus dialihkan menggunakan sistem. Mengembangkan produk digital, membuka kanal digital serta mempelajari berbagai model bisnis yang sesuai dengan kondisi perusahaan / instansi.

Perusahaan / instansi harus segera merumuskan kebijakan kerja secara remote (Work From Home, Work From Office, bahkan ada Work From Client). Termasuk bekerjasama dengan penyedia jaringan untuk memastikan ketersediaan jaringan. Dalam beberapa hal, aplikasi harus siap dipindahkan ke layanan Cloud, sehingga dapat diakses dari berbagai tempat dengan mudah.

Dalam mengembangkan strategi tempat kerja digital (digital workplace), harus mempertimbangkan diantaranya kebutuhan pengguna, fungsi dan kapasitasnya. Kemudian kemampuan Internet Access Management (IAM), keamanan perangkat (endpoint security) serta program BYOD yang digunakan. Berikutnya kemudahan bekerja dengan bandwidth yang tersedia, tidak semua tempat memiliki akses Internet yang baik. Kemudahan bekerja dalam banyak endpoint, baik PC - Laptop bahkan Smartphone. Ini akan merubah banyak aplikasi yang telah kita miliki sebelumnya. Serta bekerja dalam banyak kanal, seperti website, mobile web/app, social media, contact center, kiosk hingga lokasi kantor.

Terkait dengan konsumen juga perlu mendapatkan perhatian penting, hal ini karena jangan sampai putus koneksi dan interaksi. Maka perusahaan dan instansi harus melakukan beberapa kemampuan, seperti Self Service, baik menggunakan suara (IVR), web (chat bot), whatsapp bot, dan beragam channel lain. Jangkau konsumen dengan sosial media di berbagai kanal yang ada. Maka diperlukan integrasi platform yang bisa mengakses berbagai sosial media. Ini juga mengharuskan beberapa hal yang biasa dilakukan offline menjadi online, seperti online meeting, diskusi via online meeting. Dan terakhir adalah perlunya meningkatkan kemampuan komunikasi dengan konsumen dan mitra.

Perusahaan dan instansi juga harus menyesuaikan produk yang ada agar bisa dipasarkan, dipromosikan, dijual secara online atau menggunakan cara digital.

Banyak hal yang bisa kami jelaskan lebih detail, oleh karena itu silahkan ikut dalam acara kami selanjutnya dalam APTIKNAS INDONESIA NEW NORMAL for Enterprise and Government di 11 Juni 2020, jam 14-16.30 WIB.  Segera daftar di www.eventcerdas.com